Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.

Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.

В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.

Для каких документов увеличили срок хранения

Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:

• график отпусков — три года, а не год;
• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — пять лет вместо трех.

Для каких документов уменьшили срок хранения

Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:

• документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналы инструктажей — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2020.